Apa itu Virtual Office?

Dengan pertumbuhan dunia entrepreneur di bidang kreatif & pesatnya dunia startup akhir akhir ini, membuat beberapa istilah yang cukup asing menjadi muncul ke permukaan, seperti istilah Virtual Office. Tidak sedikit orang yang masih belum mengetahui apa sih arti dari Virtual Office? Apakah anda salah satunya?

Virtual Office Yang Bisa Membuat Hemat Operasional Usaha Anda

Setiap pemilik perusahaan pasti ingin mendapatkan keuntungan berlipat ganda tanpa mengeluarkan modal besar. Umumnya, pengeluaran terbesar perusahaan ada pada bagian operasional, dan itu termasuk pula biaya sewa ruang kantor (terlebih jika menyewa ruangan di gedung). Lain halnya jika menggunakan aset pribadi, bengkaknya biaya ini mungkin bisa ditekan.

Meskipun demikian, masih ada cara lain untuk bisa menekan biaya operasional ini, yaitu memiliki atau sewa ruang kantor tipe virtual office. Dibandingkan dengan menggunakan ruang kantor bertipe tradisional, mengaplikasikan konsep virtual office pada kantor Anda akan menekan biaya operasional perusahaan bahkan hingga 90 persen!

Definisi & Artil Virtual Office

Lalu, apa sebenarnya virtual office itu? Menurut Wikipedia, Kantor Virtual atau virtual office adalah sebuah “ruang kerja” yang berlokasi di dunia internet, tempat seorang individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan untuk melaksanakan bisnis profesional atau pribadi tanpa memiliki “fisik” lokasi usaha.

Jadi seperti namanya, kantor virtual atau virtual office adalah ruang kantor yang disewakan secara virtual, bukan secara fisik. Artinya, perusahaan Anda tidak sepenuhnya menempati lokasi tersebut, tetapi hanya menumpang “nama”.

Cara Kerja Virtual Office

Misalnya Anda sedang mencari lokasi untuk kantor yang baru saja Anda bentuk. Namun, bujet Anda tidak mencukupi untuk melakukan sewa ruang kantor secara fisik. Anda pun akhirnya mendaftarkan perusahaan di salah satu lantai sebuah gedung dan menyewanya secara virtual. Artinya, lokasi dan lantai gedung tersebut memang secara resmi milik perusahaan Anda. Namun, ruangan di lantai tersebut bukanlah milik Anda. Intinya Anda hanya menggunakan lokasi dan lantai gedung tadi sebagai alamat resmi perusahaan.

Biasanya, para pengguna kantor virtual adalah para pemilik perusahaan baru atau start-up yang baru saja ingin mengembangkan sayap bisnisnya. Pasalnya, perusahaan baru dengan modal dan jumlah karyawan terbatas akan terasa sangat membebani jika harus memiliki kantor fisik. Terlebih karena perusahaan belum memiliki banyak klien dan angka keuntungan yang menjanjikan.

Meskipun demikian, tanpa informasi yang lengkap dan lokasi yang jelas, perusahaan baru tak akan bisa mendapatkan izin usaha dari negara. Oleh karena itu, hadirnya kantor virtual ini tentu menjadi solusi terbaik bagi pemilik bisnis kelas start-up.

Keunggulan Sewa Ruang Kantor Tipe Virtual Office

Setelah pertanyaan “apa itu virtual office?” terjawab, ada banyak keuntungan dari penggunaan virtual office. Tak hanya mengurangi besarnya pengeluaran dari sisi operasional, adanya virtual office ternyata juga memiliki banyak keuntungan lainnya, seperti :

1. Alamat perusahaan yang sah

Kini, mengurus perizinan perusahaan tak lagi menjadi ancaman. Inilah keuntungan berikutnya jika Anda menggunakan virtual office. Meskipun berupa lokasi bersama yang bisa digunakan oleh perusahaan lainnya, alamat tempat ini tetap sah digunakan sebagai lokasi atau domisili perusahaan Anda.

Tak berhenti sampai di sini saja, alamat ini juga secara tak langsung menjadi sarana komunikasi surat menyurat yang sah dan jelas. Anda bisa menuliskannya di laman “kontak” website untuk memudahkan calon pelanggan atau investor menemukan lokasi perusahaan.

2. Meningkatkan nilai branding perusahaan

Bagi perusahaan baru, tentu citra atau branding amatlah penting, karena hal tersebut menjadi salah satu tolok ukur perkembangan dan kesuksesan bisnis. Pastinya, tanpa memiliki kantor, bagaimana bisa calon pelanggan menganggap bisnis baru ini tepercaya meskipun memiliki hasil kerja yang amat memuaskan Tentu itu akan menjadi hal yang sulit dilakukan.

Tak hanya itu, jika Anda melakukan sewa ruang kantor di lokasi yang strategis dan berada di pusat bisnis meskipun hanya virtual, bukan tidak mungkin para investor akan melirik perusahaan dan menjalin kerja sama dengan Anda.

3. Jam kerja yang lebih fleksibel

Keuntungan satu ini paling dicari oleh hampir semua pekerja di Indonesia, jam kerja yang fleksibel. Setiap perusahaan memiliki peraturan jam kerja yang cenderung mengikat, yaitu selama delapan jam setiap harinya dengan satu jam istirahat. Aturan ini memang telah tertulis dalam Peraturan Kementerian Tenaga Kerja, dan sebagai warga negara yang tinggal di dalamnya, kita tentu tidak boleh melanggarnya.

Namun, peraturan jam kerja ini cenderung lebih merugikan bagi sebagian besar pekerja, terlebih di ibu kota. Keadaan jalanan yang tak pernah bisa diprediksi membuat terlambat menjadi satu kebiasaan, meskipun telah berangkat lebih pagi dari seharusnya. Untuk mengatasinya, beberapa perusahaan swasta telah memberlakukan jam kerja yang fleksibel, dan ternyata cara ini cukup ampuh.

Nah, bagi perusahaan yang menggunakan kantor virtual, jam kerja pun tak lagi menjadi masalah serius. Mengapa, karena semua urusan pekerjaan bisa diselesaikan secara online. Para karyawan pun bisa menyelesaikan semua tugas dari mana saja, asalkan memiliki koneksi internet yang mumpuni. Inilah sebabnya virtual office begitu digandrungi beberapa waktu belakangan ini.

4. Memiliki kantor yang nyaman

Resepsionis, ruang rapat, kontak resmi, dan pantry adalah sebagian kecil hal yang umumnya dimiliki oleh kantor fisik. Namun, Anda tetap masih bisa memiliki semua fasilitas ini meskipun menggunakan kantor virtual. Menariknya lagi, konsep virtual office tidak membebankan biaya tambahan pada Anda jika nantinya perusahaan melakukan penambahan karyawan, tak seperti kantor fisik yang beban biayanya dihitung per karyawan yang bekerja di tempat tersebut.

5. Mengurangi tekanan dan stres serta bisa memiliki lebih banyak waktu

Coba Anda bayangkan. Setiap harinya, Anda harus tiba di kantor tepat waktu, sementara jalanan yang harus dilalui benar-benar membuat Anda akan terlambat. Pasti Anda akan tiba di kantor dalam keadaan stres dan penat. Belum lagi dengan pekerjaan yang menumpuk, menunggu diselesaikan hari itu juga. Parahnya, Anda melakukan rutinitas tersebut setiap hari selama lima hari kerja.

Lain halnya jika Anda bekerja di perusahaan dengan konsep virtual office, karena Anda tak harus meninggalkan rumah untuk bekerja dan datang ke kantor hanya pada saat-saat tertentu atau ketika mengadakan pertemuan. Pastinya, Anda akan jauh dari tekanan dan stres. Selain itu, Anda pun akan memiliki lebih banyak waktu bersama keluarga.

6. Menghemat biaya operasional perusahaan

Dengan hadirnya virtual office, tentunya tidak hanya membuat Anda menghemat waktu dan tenaga tetapi juga dapat menghemat biaya operasional perusahaan. Anda tidak perlu lagi mengeluarkan biaya untuk maintance kantor atau biaya operasional lainnya. Seperti biaya listrik, biaya air, biaya kebersihan, dan biaya lainnya.

Selain itu, dengan menggunakan virtual office tentunya dapat menjadi alternatif pilihan bagi perusahaan rintisan yang masih memiliki dana tidak besar untuk membangun gedung kantor sendiri. Kita bersama tahu bahwa harga pembangunan gedung kantoran itu tidaklah murah, terlebih di daerah perkotaan dengan nilai jual tanah yang tinggi.

7. Dapat berganti kantor dan berpindah lokasi sesuai kebutuhan usaha

Virtual office pada dasarnya ialah kantor virtual yang bisa Anda sewa dalam jangka waktu tertentu sesuai kebutuhan. Hal ini dapat menjadi keunggulan dari virtual office, sebab lebih mudah bagi Anda untuk berganti kantor dan berpindah lokasi sesuai kebutuhan bisnis.

Terkadang dinamika dalam bisnis dapat memaksa Anda untuk pindah ke lokasi tertentu. Selain itu, apabila Anda menginginkan suasana baru di kantor atau lokasi yang berbeda. Maka virtual office akan dirasa lebih fleksibel dalam mengakomodasinya. Saat ini sudah banyak penyedia virtual office yang memiliki lebih dari satu lokasi tempat untuk disewa seperti Office99.

8. Mendapatkan fasilitas dan layanan yang dikelola secara profesional

Jika Anda memutuskan untuk memilih sewa kantor dengan virtual office, maka secara otomatis Anda akan mendapatkan fasilitas dan layanan yang ditawarkan. Biasanya para penyedia virtual office juga, memiliki fasilitas yang lengkap dan siap digunakan oleh Anda kapan saja sesuai kebutuhan.

Selain itu layanan pengelolaan seperti penerimaan surat, email, dan telepon tentu akan dikelola secara profesional oleh tenaga resepsionis yang disediakan. Beberapa fasilitas lengkap yang ditawarkan untuk Anda seperti ruang meeting room, wi-fi, lounge, event space, minuman kopi, minuman teh, ac, proyektor, dan pelengkap penunjang kantor lainnya.

Konsultasi Untuk Mencari Virtual Office Terbaik Untuk Perusahaan Anda